Coronavirus: Smart working, come organizzarlo al meglio

Smart working: in questi giorni se ne sente parlare spesso. In Italia e nel mondo sono milioni i lavoratori e le aziende che hanno dovuto reinventare il modo di lavorare a seguito della pandemia da Coronavirus. Da una parte l’esigenza di mantenere l’operatività e dall’altra l’impossibilità di spostarsi da casa rendono il lavoro agile fondamentale, cosa che si sta traducendo almeno nel nostro Paese in una straordinaria accelerazione nei processi di trasformazione di tutte quelle tipologie di lavoro che possono adattarsi alla modalità smart working.

Sin dalla sua costituzione, Momit opera esclusivamente da remoto. Nei prossimi giorni vi racconteremo la nostra esperienza di azienda smart-worker, come abbiamo organizzato il nostro lavoro, gli strumenti che utilizziamo e i vantaggi apportati all’impresa e ai nostri dipendenti.

Oggi, invece, approfondiamo la tematica dello smart working in generale, rispondendo ad alcune domande, prime fra tutte: cos’è il lavoro agile e, soprattutto, a cosa serve per applicarlo?

Il lavoro agile in Italia

In Italia la regolamentazione dello smart working è abbastanza recente, la legge 81 del 2017 lo definisce “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa”.

Di fronte al diffondersi dell’emergenza sanitaria, nei giorni scorsi il Governo è intervenuto con una serie di indicazioni per agevolare il ricorso al lavoro agile, da ultimo il DPCM dell’11 marzo 2020. All’invito il Paese ha risposto in modo disomogeneo, almeno nell’immediato: non tutte le aziende ovviamente erano pronte a trasformare in poco tempo il loro modus operandi e, per molte di loro, i disagi ancora adesso restano in termini di organizzazione del lavoro. Inoltre, aspetto da non trascurare, soprattutto se si pensa alle piccole imprese, è la capacità di adattamento del singolo lavoratore e dello stesso datore di lavoro a questo nuovo modo di lavorare. Una volta superata la prima sensazione di spaesamento, ci si accorgerà dei numerosi vantaggi dello smart working . Vediamo quali.

Aziende e dipendenti: i vantaggi dello smart working

Il lavoro agile porta vantaggi sia alle aziende che ai dipendenti. Intanto le imprese possono sfruttare questa particolare tipologia di lavoro per implementare ulteriormente la loro digitalizzazione. Un processo inevitabile per tutti i settori che può essere avviato proprio a partire da questa situazione di emergenza. Inoltre, organizzare i compiti dei dipendenti in fasi, e quindi obiettivi, permette anche di monitorare con maggior precisione il lavoro svolto e i risultati ottenuti, come anche eventuali criticità da migliorare. Insomma, una sorta di analisi della produttività e dei processi aziendali da un diverso punto di osservazione.

Il risparmio del tempo è il primo vantaggio tangibile per i dipendenti che non sono costretti a spostarsi da casa per raggiungere il loro posto di lavoro. Un tempo guadagnato che potrà essere dedicato ai propri interessi e quindi contribuire al loro benessere psico-fisico. Il lavoro agile può richiedere di mettersi in gioco sotto aspetti diversi, stimolando capacità personali e lavorative assolutamente nuove per il dipendente, a partire dalla necessaria flessibilità mentale richiesta dal nuovo modo di lavorare e dalla conseguente capacità di adattamento. Può richiedere di acquisire nuove conoscenze quindi favorire la crescita personale e professionale e può anche essere un valido stimolo per una valutazione del proprio ruolo all’interno dell’azienda, diciamo un esame critico della propria posizione lavorativa.

Ma i vantaggi dello smart working continuano:

• aiuta a ridurre i costi aziendali e migliorare la produttività del singolo e quindi complessiva
• contribuisce al risparmio economico da parte dei dipendenti
• concorre alla riduzione dell’inquinamento ambientale

Smart working: cosa serve per attivarlo

Non appena si è iniziato a parlare di lavoro agile, in molti si sono chiesti: cosa serve per attivarlo?

Dal punto di vista fiscale è opportuno per le aziende rivolgersi al consulente o commercialista. Sul sito del Ministero del Lavoro è possibile recuperare informazioni utili alla pagina www.lavoro.gov.it/strumenti-e-servizi/smart-working/.

Dal punto di vista pratico il dipendente ha bisogno ovviamente di un pc e di una connessione internet. La rete offre poi tantissimi tool gratuiti o a pagamento che possono essere scaricati sui singoli pc e che possono aiutare nell’organizzazione e nell’ottimizzazione del lavoro da casa.

Strumenti project management

Eccone alcuni fra i più famosi e conosciuti:

TRELLO: utile per creare una bacheca virtuale condivisa come fosse una lavagna in cui tutti i membri del gruppo di lavoro possono vedere, aggiungere o modificare dei veri e propri post-it che rappresentano i vari compiti da svolgere. All’interno di ogni compito è inoltre possibile scambiarsi dei messaggi, inserire link utili o documenti e possono essere spostati per identificare meglio le varie fasi di lavoro.

SLACK: Un unico spazio virtuale in cui far confluire tutte le comunicazioni di un intero team di lavoro. L’utilizzo di Slack migliora e aumenta l’interazione di numerosissime piattaforme come Google Drive, Dropbox e GitHub solo per citarne alcune e offre la possibilità di integrare ulteriore spazio di stoccaggio, sempre a disposizione di tutto il team.

ASANA: un altro utile strumento per gestire in team i propri lavori o progetti. Come i suoi competitor, Asana dà la possibilità di gestire in una o più bacheche virtuali il lavoro del team, le task e le comunicazioni interne, migliorando esponenzialmente la produttività del gruppo di lavoro.

TEAMVIEWER: utilissimo per accedere al pc da remoto.

Strumenti per il cloud storage

Gli strumenti di cloud storage permettono di salvare e gestire una grandissima quantità di file e documenti in un cloud facilmente raggiungibile da qualsiasi strumento si dispone. Un’ottima alternativa ai sistemi di archiviazione fisici che semplificano la vita dei professionisti e delle aziende. I cloud storage infatti permettono una facile condivisione in tempo reale con i propri colleghi o dipendenti per avere sempre tutto a portata di mano. Questi servizi sono solitamente offerti all’interno di suite di software insieme a una gamma di altri software utili alla produttività, ma sono anche disponibili semplicemente attraverso la creazione di account:

GOOGLE DRIVE: il servizio di storage della diffusissima posta elettronica Gmail

DROPBOX: uno spazio di storage gratuito e scalabile, da oggi anche con una funzione di trasferimento di grandi dati

ONEDRIVE: il servizio di storage per gli utenti di posta elettronica Microsoft outlook

Strumenti per videochiamate

In questo particolare periodo, per poter sfruttare al meglio l’opportunità di smart working sono fondamentali gli strumenti di cui abbiamo appena parlato. Eppure risulta spesso inevitabile la necessità di un confronto diretto con un proprio collega o con un team di lavoro attraverso vere e proprie videochiamate o videoconferenze. Per fare questo, sono numerosissimi i software che ci semplificano il lavoro: SKYPE / MICROSOFT TEAMS / HANGOUT / MESSENGER / APPLE FACETIME / ZOOM.

Sono tutti strumenti che consentono in modo semplice di avviare videoconferenze.

Suite strumenti

G-SUITE: lo strumento per eccellenza per lo smart working firmato Google. Questo permette di immagazzinare ogni tipologia di file e di condividerlo in tempo reale (Drive), di calendarizzare i lavori da svolgere (Calendar) e di connettersi in tempo reale attraverso videochiamate senza limiti di utenti e con l’utilissima funzione speaker view (Hangout).

MS OFFICE 365: lo strumento in abbonamento di Microsoft offre numerosi vantaggi ai propri clienti. Essi potranno sfruttare tutte le potenzialità del famoso pacchetto Office di Microsoft più innumerevoli altre app, il tutto con uno spazio di 1TB di cloud. In base al tipo di abbonamento che si desidera attivare il numero delle applicazioni disponibili cambia. Esse variano dagli utilissimi programmi per videochiamate o videoconferenze Skype e Teams, fino a Access per la gestione dei database, Publisher, Exchange e OneDrive.

ZIMBRA: un altro sistema di collaboration services dedicato alle aziende. Questo offre e-mail, rubriche e calendari condivisibili e/o personali, oltre ad un sistema di messaggistica istantanea. Una suite completa che non ha nulla da invidiare ai suoi competitor più diffusi.

Tutto utilissimo, ma se il datacenter su cui si appoggia l’azienda non riesce a garantire un’adeguata operatività non ci sarà tool che tenga!

Proprio in questo momento di crisi è infatti fondamentale che i servizi online e cloud, i datacenter e tutti i servizi di telecomunicazioni siano estremamente efficienti per garantire ai fruitori (quindi ai dipendenti) la disponibilità al 100% dei servizi necessari per lavorare.

L’uptime di Momit: una garanzia di affidabilità

Momit garantisce un uptime del 100%. Significa che i suoi servizi sono erogati sempre, senza down. L’uptime è infatti il tempo di attività, cioè per quanto tempo resta attivo un sistema informatico. Nel campo dell’hosting indica quanto tempo è rimasto attivo il servizio web, mail o applicativo. Con un uptime del 100% garantito e quindi un’operatività continua, Momit è la scelta per un servizio sempre affidabile.

Conclusioni

da oggiIl lavoro in smart working per molte aziende non sarà più una opzione, ma una necessità per la garanzia di continuità operativa esattamente come un piano di backup o disaster recovery dei dati.  Non sarà più sufficiente , come fino ad ora, improvvisare una soluzione temporanea, ma bisognerà pianificare una soluzione funzionale ed efficiente che garantisca sicurezza ed affidabilità. 

Noi di MOMIT siamo nati e lavoriamo da sempre in smart working. Se vuoi sapere come siamo strutturati e che strumenti abbiamo scelto e implementato ti rimandiamo a questo articolo. 

Nel corso degli ultimi 10 anni, abbiamo aiutato molte aziende ad impostare metodologie di smart working a diversi livelli. Se la tua azienda ha bisogno del nostro supporto in questo processo di digitalizzazione puoi contattarci a questa email: project@momit.it. Le soluzioni che troviamo sono su misura per le vostre richieste, facili e veloci da implementare, sempre supportate dal nostro team di tecnici, e in nessun caso offriamo soluzioni standardizzate. 

Nessuno dei prodotti citati in questo articolo è correlato o sponsorizzato in nessun modo da Momit.