Come gestire lo Smart Working: in Momit si fa così. Da sempre!

Come gestire lo smart working? Il lavoro da remoto è delle caratteristiche che accompagna Momit fin dagli esordi. Quello che per moltissime aziende italiane e nel mondo è soltanto una semplice recente “scoperta”, dovuta all’emergenza sanitaria, in casa Momit è sempre stato normale.

Già nel 2009, quando era solo un’idea, Momit aveva adottato lo “smart working” o “remote working”. Inizialmente era per evitare costi fissi come quelli che comporta il mantenimento di una sede fisica. E anche i potenziali clienti con cui ci andavamo ad interfacciare si meravigliavano della nostra scelta, a volte addirittura pensando di avere davanti un’azienda “fantasma”, solo perché non avevamo una sede fisica. Ben presto la nostra professionalità, le idee e la capacità di innovare hanno permesso ai nostri clienti di darci la massima fiducia, anche senza una sede fisica. E ancora oggi, quella scelta che ha connotato e connota il nostro dna, si è rivelata vincente: da 11 anni ad oggi, il 100% dei dipendenti Momit lavora da remoto.

Questo ha sicuramente portato a dei vantaggi davvero significativi perché nel corso degli anni abbiamo attivato una metodologia di lavoro ormai collaudata ed efficace. E in piena emergenza coronavirus mentre altri erano impreparati, noi eravamo già pronti. Del resto in questa fase è l’unico modo per continuare ad essere operativi evitando di fermare la produttività aziendale. A ben guardare, in realtà, già molte aziende utilizzano il remote working senza forse nemmeno essersene accorte. Aziende che danno supporto ai servizi erogati, almeno per una piccola parte lavorano in remote working quando, ad esempio, c’è da offrire la reperibilità nei week-end. Lo si fa con turnazioni spesso svolte da remoto. A casa.

Ad eccezione delle aziende tech, le imprese italiane non erano per nulla preparate ad un cambiamento così radicale e al tempo stesso repentino. Ecco perché vogliamo raccontare la nostra esperienza, condividendo best practices del nostro remote working assieme agli strumenti utilizzati.

Momit: un’azienda 100% smart working

Se si lavora in remote working non c’è, a differenza della normale vita aziendale, una sede fisica dove incontrarsi. Ma questo non è un problema irrisolvibile. Momit ha risolto attraverso un semplice contratto di office sharing con Regus che mette a disposizione sale per riunioni e conferenze attrezzate. Inoltre, i clienti più fidelizzati ci hanno offerto spazi per il nostro “Momit Office”.

Nel primo caso abbiamo utilizzato gli spazi di Regus anche per il nostro domicilio fiscale previsto per legge per tutte le partite iva, mentre per la corrispondenza cartacea abbiamo fornito semplici istruzioni alla segreteria che provvede a digitalizzarla e ad inviarla ai nostri indirizzi email di riferimento, gestendo tutto in modalità elettronica.

I clienti più importanti che seguiamo (solitamente medie o grandi aziende) mettono a disposizione parte dei loro spazi che chiamiamo “Momit Office” permettendoci di incontrare potenziali clienti o aziende e consentendoci di essere presenti in più di 10 grandi città senza dover sostenere i costi fissi di varie sedi. Il “Momit Office” più importante è quello che si trova all’interno di SUPERNAP Italia. Funzionale ed efficace, ci permette di far prendere visione dell’imponente datacenter e della nostra infrastruttura, affascinando gli imprenditori e meravigliando anche i tecnici più esperti.

Risolto il problema delle sedi, c’è da fare un altro discorso. Perché lavorare esclusivamente da remoto significa soprattutto cambiare radicalmente la visione della vita aziendale.  Questo perché:

• Non c’è una sede fisica dove recarsi o incontrarsi: tutti i segmenti dell’azienda lavorano da remoto.
• Non si parla di orari di lavoro, ma si lavora per obiettivi. Ergo, servono forte disciplina e consolidata capacità organizzativa personale per lavorare in questo modo.
• Non si può pensare di raggiungere gli obiettivi senza strumenti di lavoro adeguati. È necessario dotarsi di software e dispositivi che siano di supporto nel lavoro quotidiano.

Organizzare il team aziendale

Cercare le persone per competenza, non per territorio: è il concetto introdotto da Google che abbiamo fatto nostro. Ma come si organizza il lavoro quando le persone sono frammentate sul globo?

È fondamentale come già detto passare da un’organizzazione basata sul numero di ore lavorate a una basata sugli obiettivi. La chiave sta nel quantificare le attività e organizzarle in task (ogni task corrisponde a un compito/attività). Qualsiasi cosa – ad esempio la gestione del ciclo di fatturazione, il turno del monitoraggio del NOC, l’implementazione di un nuovo server in datacenter, l’invio di una proposta commerciale a nuovo cliente – può essere definita in task.

Una volta individuato e chiarito, il compito è assegnato al membro del team che dovrà occuparsene. Sempre a lui è chiesto di stabilire un effort, ossia quantificare in termini di giorni o ore il tempo che il task richiederà. A questo punto, avendo stimato il tempo necessario, il responsabile di quel settore (amministrazione – tecnico – monitoraggio – commerciale – marketing) programma il compito inserendo una data di inizio e una data di fine.

Questo consente all’azienda di avere in ogni momento una visione di chi sta facendo cosa, nonché una pianificazione accurata di breve-medio periodo. Tutto qui? Ebbene sì, ma come dice un famoso detto, più facile a dirsi che a farsi: è necessario un cambiamento radicale del proprio modo di approcciarsi al lavoro che può non essere così semplice.

I vantaggi dello smart working

In molti ci chiedono quali benefici ci abbia portato lo smart working. Eccoli:

• Si eliminano le tensioni fra colleghi che si creano nei posti di lavoro.
• In ogni momento si ha visibilità sui task di tutto il team e si riesce a fare una pianificazione molto precisa. Su tempi e qualità di esecuzione dei task si prendono poi le relative decisioni imprenditoriali.
• Rendere responsabile ogni membro del team: la presenza in ufficio come forma di “vigilanza” diventa superflua e ognuno in azienda ha sempre un obiettivo da raggiungere.
• Con persone sparse si può usare la logica follow-the-sun, permettendo a tutti di lavorare di giorno ed evitando il lavoro notturno. Questo semplifica enormemente la gestione di servizi h24 per 7 giorni alla settimana come i nostri (e ottimizza i costi…)
• L‘azienda ha un risparmio economico enorme su sede e relativi costi annessi.
• Il personale ha un risparmio economico e azzera il tempo del tragitto casa-lavoro.
• Si ricercano le persone per competenza, non per posizione geografica.
• Persone di differenti nazionalità permettono più interazioni. In Momit abbiamo impiegati madrelingua provenienti da diversi Paesi che ci permettono di rapportarci con il potenziale cliente nella sua lingua madre e non necessariamente in inglese. La multiculturalità permette inoltre ai nostri dipendenti un confronto fra usi e mentalità che solitamente porta ad avere un approccio molto più flessibile alla vita.
• I dipendenti sono liberi di viaggiare o di spostare il loro domicilio, senza rischiare di perdere il lavoro o avere bisogno di ferie. L’importante è raggiungere il task stabilito. Prendiamo ad esempio un operatore del NOC: potrebbe decidere di vivere 6 mesi in Australia o negli Usa senza chiedere il permesso a nessuno.
• Gestione più efficiente degli impegni personali: lavorando per obiettivi e non per orari di lavoro, nel mezzo della giornata il dipendente è libero di svolgere altre attività come fare la spesa o prendere i bambini a scuola.
• Si riducono i permessi lavorativi/ferie per “l’idraulico a casa” o “la visita medica”, permessi che potranno essere usati nel caso di un problema serio.

Gli strumenti software per il remote working e le regole applicate

Abbiamo già accennato all’importanza di avere a disposizione strumenti adeguati per poter lavorare efficacemente e raggiungere i task.  Quali sono?

Chat, instant messaging e email

Chat e instant messaging sono gli strumenti più importanti per la comunicazione interna. La mail resta invece quello più adeguato per dialogare all’esterno. Da ridurre al minimo le chiamate telefoniche che interrompono il flusso di lavoro e la concentrazione, riducendo la produttività.

Noi usiamo l’instant messaging interno con la regola ferrea che è solo ad uso interno. Whatsapp e Telegram sono strumenti semplici e gratuiti; ovviamente possono essere sostituiti con Signal o l’IM (istant messaging) free che più vi piace, oppure con soluzioni commerciali come Slack, 3CX chat, HipChat.

Calendari

Per organizzare task e calendalizzarli, usiamo semplicemente Outlook. La soluzione di posta basata su Microsoft con l’uso di task e calendari condivisi è più che sufficiente, restando accessibile e verificabile da qualsiasi device con un semplice browser. Esistono molte alternative commerciali come Asana, Wrike, Trello, ma benchè Microsoft non sia la soluzione più completa, è quella più adatta al nostro metodo operativo.

Archiviazione

Offerte commerciali, piani economici e patrimoniali, progetti di rete, migrazioni in datacenter. Sono solo alcuni dei tanti documenti “delicati” che contengono all’interno dati sensibili o password di accesso dei sistemi clienti. Per noi la sicurezza è il primo punto di forza e anche per l’archiviazione di questi documenti utilizziamo una nostra piattaforma dedicata. Abbiamo infatti deciso di non avvalerci di soluzioni tipo OneDrive, GoogleDrive, DropBox ma lavoriamo sulla nostra piattaforma MyDrive, interamente gestita dalle nostre risorse e quindi con pieno controllo su accessi, sicurezza dei dati, backup, semplificandoci tra l’altro anche la gestione GDPR. E’ sicura e performante, adatta a tutte le esigenze ed è la soluzione che proponiamo ai nostri clienti.

Altri strumenti utili

Nel nostro lavoro ci occupiamo anche del supporto ai clienti e della gestione interna dei nostri servizi.

Per il supporto clienti usiamo FreshDesk e per il monitoraggio di tutto il datacenter e servizi necessarie al supporto viene usato LibreNMS.  Per la gestione dei nostri servizi (mail, hosting, domini, vps, ecc…) abbiamo invece creato un team di sviluppo e sviluppato da zero la piattaforma RYO. L’alternativa poteva essere quella un prodotto commerciale come WHMCS e poi adattare l’infrastruttura ma in questo caso abbiamo preferito investire su un prodotto ad hoc senza alcun compromesso.

Per l’amministrazione e parte del controllo di gestione e finanza abbiamo poi optato per FattureInCloud: il gestionale è molto basico e pensato per piccole aziende o amministrazioni  molto semplici, ma il fatto di essere web-based (necessario per lo smart-working) e di offrire la possibilità di essere integrato via API ci ha convinto ad adottarlo.

L’importanza fondamentale di documentazione, equipaggiamento e VPN

Prima di concludere, ancora qualche aspetto altrettanto importante.

Sappiamo tutti che scrivere la documentazione è un lavoro lungo e noioso, ma in una infrastruttura smart working è fondamentale per poter operare sui vari task e risolvere problemi senza dover far continuamente riferimento a terzi. In Momit usiamo il sistema di WikiMedia in cui ogni singolo componente può integrare o documentare le schede dei clienti, infrastrutture e processi che possono essere utili ai colleghi.

Ovviamente per consentire il lavoro da remoto è necessario che le persone siano dotate dei giusti strumenti operativi: in Momit forniamo a ogni membro del team un notebook di fascia medio o alta (dipende dalle performance necessarie), un telefono cellulare e connettività fibra aziendale presso la propria abitazione (utilizzabile ovviamente anche a uso privato). L’auto aziendale viene fornita alla forza commerciale e unicamente ad alcuni tecnici che operano quotidianamente su grandi clienti o continuamente nell’assistenza al cliente finale.

E le VPN? Beh, in questo periodo di emergenza dove tutti chiedono configurazioni di VPN e ne creiamo a centinaia, noi non le usiamo. Eh sì, una progettazione di smart working reale necessita di piattaforme accessibili da web, mentre il collegamento VPN ha fondamentalmente 2 grandi svantaggi: il primo è che è scarsamente fruibile se non si ha il proprio notebook aziendale, il secondo è che consente l’accesso alla rete aziendale che nel nostro caso potrebbe non essere un vantaggio, bensì un problema di sicurezza su migliaia di sistemi. Per ovviare alla necessità di accedere a una piattaforma nella rete aziendale utilizziamo la soluzione di Oplon Networks basata sui certificati utente, in cui solo uno specifico utente identificato tramite certificato può accedere ad un determinato applicativo.

In questo modo è sufficiente che il nostro tecnico abbia un browser portable con il suo certificato per poter accedere all’applicazione rimanendo smart – resta ovviamente confermata la validazione successiva tramite user, password e codice su cellulare, per cui la sicurezza è garantita; se dovesse perdere l’USB sarà sufficiente revocare il certificato. Per chi volesse approfondire i nostri amici di Oplon hanno scritto questa guida a riguardo.

Conclusioni

L’emergenza coronavirus ha richiesto alla maggior parte delle aziende di cambiare modalità di lavoro e adattarsi allo smart working. Per alcune, poche, non si è trattato di un cambiamento difficile; per altre, la maggioranza, è stato ed è molto complicato, non essendo preparate né abituate. Passata l’emergenza, siamo sicuri che molte di queste realtà vorranno rivedere il loro modus operandi per sfruttare i vantaggi che il lavoro da remoto offre e così essere più flessibili a eventuali emergenze future.

Noi di Momit abbiamo voluto presentare la nostra realtà e spiegare come, da sempre, siamo riusciti a organizzare il nostro modo di lavorare seguendo la strada dello smart working. Speriamo che la nostra testimonianza possa aiutare altre aziende a essere produttive o a comprendere la sua importanza.

Nel corso degli ultimi 10 anni, siamo stati vicini a molte aziende per aiutarli ad impostare metodologie di smart working a diversi livelli. Se la tua azienda ha bisogno del nostro supporto in questo processo di digitalizzazione puoi contattarci a questa email: project@momit.it. Le soluzioni che troviamo sono su misura per le vostre richieste, facili e veloci da implementare, sempre supportate dal nostro team di tecnici, e in nessun caso offriamo soluzioni standardizzate.  

Nessuno dei prodotti citati in questo articolo è correlato o sponsorizzato in nessun modo da Momit.